Verslag Business Mediation Summit

Onder de auspiciën van bMediation en het Instituut voor Bedrijfsjuristen werd op 28 januari in de gebouwen van de Solvay Brussels School voor Management te Brussel de jaarlijkse Business Mediation Summit gehouden.

Wie er niet was, heeft reflectiemateriaal gemist, de mogelijkheid om de polsslag van mediation in de maatschappij te voelen, en de kans om kennis te maken met de meest recente initiatieven ter zake. Want de opgang van mediation is niet te stoppen, zoveel was duidelijk na de toespraak van prof. Dr. Tim Wuyts, adviseur van Minister van Justitie Koen Geens, en diens plaatsvervanger, in afwezigheid van de minister die voor het Parlement een aantal wetsvoorstellen toelichtte en de stemming ter zake bijwoonde.
De opvallende bijdrages van Patrick Baeten (deputy general counsel van ENGIE), Barney Jordaan (prof. aan de Vlerick Business School), en de advocaten Gérard Kuyper en Helena De Backer brachten telkens verschillende aspecten van een doordachte geschillenbeslechting onder de aandacht van de aanwezigen.
Patrick Baeten wees op de structurele hindernissen die mediation dient te overwinnen binnen grote ondernemingen om als een aanvaarde methode van conflictoplossing binnen het beleid een vaste plaats te verwerven. De oefening om met relevante KPI (Key Performance Indicators) aan de slag te gaan, is nog maar begonnen. Dat KPI voor de juridische diensten kunnen helpen in het zoeken naar oplossingen die sneller, efficiënter en goedkoper zijn als de traditionele beslechtingswegen die hoofdzakelijk een beroep doen op de hoven en rechtbanken, en in mindere mate op arbitrage, staat buiten kijf. Maar welke KPI uiteindelijk de correcte sturing zullen geven, is voer voor debat en trial and error. Zonder het met zoveel woorden te zeggen, doemde hier ook het Agent-principaal probleem op: kunnen juridische diensten uitsluitend verantwoordelijk gehouden worden voor het beslechten van geschillen in het kader van een bemiddelingstraject? Of anders uitgedrukt: wat is de rol van de business bij bemiddeling? Is het denkbaar of wenselijk dat de beslechting van geschillen in het kader van een bemiddeling uitsluitend aan de juristen wordt overgelaten? Als voormalig general counsel ben ik geneigd die vraag negatief te beantwoorden. Wat dat betekent voor de aanpak van geschillen binnen de ondernemingen, is een vraag die om verdere uitdieping verlangt.

De Zuid-Afrikaanse expertise van prof. Barney Jordaan was uitermate verfrissend en pragmatisch. Hij legde de klemtoon op de mediator, niet als “bewaker” van het traject, maar als “ontwerper” van het bemiddelingstraject. “Adapt the process to the problem, not the other way around”, was één van zijn opvallende uitspraken. Een goed bemiddelaar dient in zijn visie soepel en versatiel te zijn, en zich niet eenzijdig aan één model of aangeleerde stijl te houden. De “design” van het traject begint in de pre-mediation fase en wordt aangepast naargelang de vereisten van het geschil. Het hele scala van afstandelijk faciliterend tot vrij directief evaluerend moet kunnen bespeeld worden wanneer de omstandigheden dat vergen. Maar vooral de permanente zorg voor de relatie tussen partijen (the mediator as relation builder) werd door hem onder de aandacht gebracht: de transformatieve rol van de bemiddelaar, als facilitator van ontmoetingen en ontwerper van rituelen binnen deze ontmoetingsmomenten bracht een aangename warmte in de rationele benadering van het onderwerp van de dag. Niet iedere bemiddelaar moet maaltijden bereiden voor zijn cliënten, zoals het voorbeeld dat hij aanhaalde, maar een goed ingeplande koffiepauze, een aangename omgeving, onpartijdige betrokkenheid en rustige gespreksmomenten kunnen heel wat doen om de detente te bevorderen tussen partijen.
De beide advocaten gooiden het over een geheel andere boeg (zoals te verwachten van advocaten). Zij presenteerden ons een door Gérard Kuyper ontworpen originele “beslissingskubus”, een visueel en tastbaar instrument om elke betrokkene te helpen bij de besluitvorming om al dan niet een bemiddelingstraject voor te stellen of toch voor de klassieke wegen van geschillenbeslechting te kiezen. De kubus maakt je attent op pertinente vragen aangaande 4 dimensies: de beschikbare informatie, het kostenplaatje van de gekozen oplossing, de menselijke en relationele aspecten, en tenslotte hoe het geschil word gemanaged. Naast een SWOT analyse, zijn de antwoorden op de “4 azen voor een proces” (4 cruciale vragen die elke beleidsverantwoordelijke of diens raadgever zich dient te stellen alvorens een rechtsgeding aan te spannen) goede richtingaanwijzers voor een deugdelijke beslissingsmatrix in deze spannende materie. Zonder op volledigheid aanspraak te maken, overloop je met de kubus in de hand zowat alle belangrijke aspecten van een geschil. Deze kubus is dan ook een prettige aanvulling op de toolbox van de raadgevers en van de bemiddelaars, omdat ze hen helpt de juiste vragen te stellen.

De daarop volgende case study bracht opvallende verschillen aan het licht in de aanpak door Franstaligen en Nederlandstaligen. Op het gevaar af te veralgemenen legden de eersten meer de nadruk op het communicatieve en menselijke aspect, terwijl de Nederlandstaligen een meer sytematische en pragmatische benadering verkozen. Enfin, “kiezen” is niet het juiste woord: het gebeurde gewoon. De rapporteur van dienst, France Delobbe, drukte ons met de neus op een onafwendbaar feit: als samenleving moeten wij in dit kleine land voortdurend met verschillen omgaan. En de beste manier om dit te doen is met aandachtig respect, positieve humor en begrip voor elkaar. Een bemiddelende houding op zijn best.
De daarop volgende receptie vormde een uitstekende gelegenheid om van gedachten te wisselen, o.a. met de organisatoren.
De afwezigen hadden ongelijk… maar wie waren de afwezigen? Een Business Mediation Summit die niet wordt bijgewoond door businessmensen en nauwelijks door bedrijfsjuristen, lijkt op een hoogmis voor priesters. Die kritiek kan hard klinken, maar ze is terecht. In een tijdsgewricht waar bemiddeling bovenaan de agenda staat van een groeiend aantal rechtspractici en beleidsmakers, lijkt de boodschap van de absolute noodzaak van een maatschappelijk andere en verantwoorde aanpak van geschillen niet of nauwelijks door te dringen tot de bedrijfswereld. Hoe komt dat? Er zijn wellicht verschillende verklaringen te vinden. Besparingen in juridische diensten, die de opleidingsmogelijkheden treffen. De advocatuur die (nog steeds voor een belangrijk deel) niet mee wil, en de voorkeur geeft aan de klassieke conflictbeslechting waar zij incontournable is omwille van het pleitmonopolie. Het mangement van de bedrijven dat liever de verziekte conflicten kampeert bij de juristen om ze niet meer onder ogen te moeten zien… Het enige wat dan overblijft van die geschillen, is een provisie in de P&L. En dan is het nog maar de vraag waar en bij wie die provisie terecht komt.
Bemiddeling is een manier van omgaan met geschillen die uiteindelijk draait rond één enkel fundamenteel concept: verantwoordelijkheid nemen.
Zolang het tot de geplogenheden behoort geschillen af te wentelen op juridische diensten of advocaten, en men zich als manager of bedrijfsleider aan de verantwoordelijkheid en de gevolgen van het verloop daarvan kan onttrekken, maakt bemiddeling geen schijn van kans op een fundamentele doorbraak. Het zal een randfenomeen blijven, met genoegzaam veel priesters, en te weinig gelovigen. Een culturele omslag is dus vereist binnen de bedrijven.
Hoe dat kan worden aangepakt, is voer voor een aparte bijdrage.
Intussen hebben de aanwezigen zich kunnen opladen en opwarmen aan een bijzonder interessante Summit, waarvoor mijn dank uitgaat naar de initiatiefnemers, bMediation en het IBJ.

29 januari 2016.